SharePoint Online : Utiliser les bibliothèques de documents

EN SUIVANT CE COURS

• 1.  Créer une bibliothèque
  5m 35s
  Les bibliothèques de documents sont des application très utiles, qui peuvent être ajoutées à votre site d'équipe sur SharePoint. Vous pourrez y sauvegarder des fichiers sous différents formats, même multimédia. Cela facilitera le travail collaboratif et le partage d'informations. ACCÈS GRATUIT
• 2.  Ajouter un fichier à la bibliothèque
  5m 53s
  Pour stocker des documents sur votre plateforme SharePoint, apprenez à ajouter du contenu à une bibliothèque. En plus de pouvoir créer des documents grâce aux applications en ligne d'Office 365, vous pouvez également les charger depuis un emplacement local. Cela facilitera le transfert de fichiers individuels et en masse, notamment si vous devez en charger plusieurs à la fois. ACCÈS GRATUIT
• 3.  Organiser le contenu d'une bibliothèque
  4m 46s
  Si vous avez de nombreux documents dans une bibliothèque, organisez-les en utilisant les dossiers. Apprenez à créer des dossiers et des sous-dossiers pour y glisser rapidement des fichiers afin de les ranger. ACCÈS GRATUIT
• 4.  Paramétrer le fonctionnement d'une bibliothèque
  4m 54s
  Il est possible d'ajuster le comportement de vos bibliothèques. Pour une bibliothèque de fichiers, vous pouvez changer la façon dont les versions sont gérées, et même choisir un modèle spécifique pour la création de nouveaux documents. ACCÈS GRATUIT
• 5.  Activer l'historique des versions dans SharePoint
  4m 26s
  Afin d'éviter que des documents ne soient écrasés par inadvertance, il est possible de les protéger en activant le paramètre d'historique des versions. Ainsi, en cas de modification sur un document d'une bibliothèque spécifique, une nouvelle version de ce document sera créée. ACCÈS GRATUIT
• 6.  Partager des éléments
  6m 11s
  La plateforme SharePoint a pour objectif de faciliter le partage et le travail collaboratif entre les membres d'une équipe ou d'une entreprise. Apprenez à partager rapidement un document que vous avez stocké dans une bibliothèque. ACCÈS GRATUIT
• 7.  Extraire un document
  3m 40s
  Si vous avez besoin de faire des modifications sur un document sans être gêné par un autre contributeur, apprenez à extraire le fichier. Une fois extrait, les autres utilisateurs pourront uniquement le consulter : s'ils veulent le modifier, il leur faudra attendre que vous le mettiez de nouveau en ligne. Apprenez également à laisser des commentaires suite aux changements que vous aurez faits, ou même annuler l'extraction et vos modifications. ACCÈS GRATUIT
• 8.  Créer des alertes
  5m 18s
  Pour rester au fait des modifications sur un élément, SharePoint vous permet de créer des alertes dessus. Cela est particulièrement utile pour être informé de tout changement relatif à un élément stocké sur la plateforme. Vous pourrez être averti par SMS ou e-mail, et même choisir la fréquence des notifications : immédiate ou sous forme de rapports quotidiens ou hebdomadaires. ACCÈS GRATUIT
• 9.  Définir des demandes d'approbation dans SharePoint
  4m 11s
  Même sur un site d'équipe, sachez qu'il est possible d'avoir la main sur ce qui y est publié ou créé. Pour ce faire, apprenez à activer le paramètre de demande d'approbation pour une application, une liste ou une bibliothèque spécifique. ACCÈS GRATUIT
• 10.  Télécharger des documents vers un ordinateur
  4m 7s
  Comme vous pouvez charger des documents vers une bibliothèque en ligne, il est tout aussi possible de faire l'action inverse. Vous pouvez télécharger des éléments vers un disque dur ou un emplacement de votre ordinateur, ce qui sera utile pour avoir une sauvegarde hors ligne ou tout simplement pour les partager avec une personne qui n'a pas accès à SharePoint, via clé USB, DVD, ou autre. ACCÈS GRATUIT
• 11.  Exporter une bibliothèque vers d'autres applications
  5m 24s
  Si vous souhaitez utiliser des éléments déjà créés dans SharePoint dans une autre application, il est possible de les exporter. Cela vous évitera d'avoir à entrer les données manuellement dans des programmes tels que Excel, Access et Outlook. Par exemple, vous pourrez, sur Outlook, voir des versions hors ligne de vos fichiers ou créer des flux RSS pour une bibliothèque de SharePoint. ACCÈS GRATUIT