SharePoint Online : Utiliser les bibliothèques de documents

SharePoint Online    |    Intermédiaire
  • 11 vidéos | 54m 24s
  • Inclut une appréciation
  • Obtient un badge
Notation 4.5 sur 2 utilisateurs Notation 4.5 sur 2 utilisateurs (2)
Les bibliothèques de documents permettent de ranger du contenu en fonction des projets ou des équipes, ou tout simplement autour d'une thématique. Apprenez à créer une bibliothèque et à y ajouter des éléments. Vous pourrez ensuite en paramétrer l'affichage, créer des alertes et exporter les listes et contenus. Vous pourrez également voir l'historique des versions pour chaque document, les partager ou, au contraire, les extraire pour les modifier en privé. Ce parcours a été enregistré dans un environnement SharePoint en ligne.

CE QUE VOUS ALLEZ APPRENDRE

  • Ajouter une bibliothèque
    Créer ou charger un fichier dans la bibliothèque
    Créer des dossiers et y ranger des fichiers
    Configurer une bibliothèque
    Suivre les versions de documents
    Donner accès à des documents à d'autres personnes
  • Faire des modifications sur un document extrait
    Recevoir des notifications en cas de modification
    Activer les demandes d'approbation
    Télécharger des documents vers un emplacement local
    Utiliser les données d'une bibliothèque dans un autre logiciel

EN SUIVANT CE COURS

  • 5m 35s
    Les bibliothèques de documents sont des application très utiles, qui peuvent être ajoutées à votre site d'équipe sur SharePoint. Vous pourrez y sauvegarder des fichiers sous différents formats, même multimédia. Cela facilitera le travail collaboratif et le partage d'informations. ACCÈS GRATUIT
  • 5m 53s
    Pour stocker des documents sur votre plateforme SharePoint, apprenez à ajouter du contenu à une bibliothèque. En plus de pouvoir créer des documents grâce aux applications en ligne d'Office 365, vous pouvez également les charger depuis un emplacement local. Cela facilitera le transfert de fichiers individuels et en masse, notamment si vous devez en charger plusieurs à la fois. ACCÈS GRATUIT
  • Verrouillé
    3.  Organiser le contenu d'une bibliothèque
    4m 46s
    Si vous avez de nombreux documents dans une bibliothèque, organisez-les en utilisant les dossiers. Apprenez à créer des dossiers et des sous-dossiers pour y glisser rapidement des fichiers afin de les ranger. ACCÈS GRATUIT
  • Verrouillé
    4.  Paramétrer le fonctionnement d'une bibliothèque
    4m 54s
    Il est possible d'ajuster le comportement de vos bibliothèques. Pour une bibliothèque de fichiers, vous pouvez changer la façon dont les versions sont gérées, et même choisir un modèle spécifique pour la création de nouveaux documents. ACCÈS GRATUIT
  • Verrouillé
    5.  Activer l'historique des versions dans SharePoint
    4m 26s
    Afin d'éviter que des documents ne soient écrasés par inadvertance, il est possible de les protéger en activant le paramètre d'historique des versions. Ainsi, en cas de modification sur un document d'une bibliothèque spécifique, une nouvelle version de ce document sera créée. ACCÈS GRATUIT
  • Verrouillé
    6.  Partager des éléments
    6m 11s
    La plateforme SharePoint a pour objectif de faciliter le partage et le travail collaboratif entre les membres d'une équipe ou d'une entreprise. Apprenez à partager rapidement un document que vous avez stocké dans une bibliothèque. ACCÈS GRATUIT
  • Verrouillé
    7.  Extraire un document
    3m 40s
    Si vous avez besoin de faire des modifications sur un document sans être gêné par un autre contributeur, apprenez à extraire le fichier. Une fois extrait, les autres utilisateurs pourront uniquement le consulter : s'ils veulent le modifier, il leur faudra attendre que vous le mettiez de nouveau en ligne. Apprenez également à laisser des commentaires suite aux changements que vous aurez faits, ou même annuler l'extraction et vos modifications. ACCÈS GRATUIT
  • Verrouillé
    8.  Créer des alertes
    5m 18s
    Pour rester au fait des modifications sur un élément, SharePoint vous permet de créer des alertes dessus. Cela est particulièrement utile pour être informé de tout changement relatif à un élément stocké sur la plateforme. Vous pourrez être averti par SMS ou e-mail, et même choisir la fréquence des notifications : immédiate ou sous forme de rapports quotidiens ou hebdomadaires. ACCÈS GRATUIT
  • Verrouillé
    9.  Définir des demandes d'approbation dans SharePoint
    4m 11s
    Même sur un site d'équipe, sachez qu'il est possible d'avoir la main sur ce qui y est publié ou créé. Pour ce faire, apprenez à activer le paramètre de demande d'approbation pour une application, une liste ou une bibliothèque spécifique. ACCÈS GRATUIT
  • Verrouillé
    10.  Télécharger des documents vers un ordinateur
    4m 7s
    Comme vous pouvez charger des documents vers une bibliothèque en ligne, il est tout aussi possible de faire l'action inverse. Vous pouvez télécharger des éléments vers un disque dur ou un emplacement de votre ordinateur, ce qui sera utile pour avoir une sauvegarde hors ligne ou tout simplement pour les partager avec une personne qui n'a pas accès à SharePoint, via clé USB, DVD, ou autre. ACCÈS GRATUIT
  • Verrouillé
    11.  Exporter une bibliothèque vers d'autres applications
    5m 24s
    Si vous souhaitez utiliser des éléments déjà créés dans SharePoint dans une autre application, il est possible de les exporter. Cela vous évitera d'avoir à entrer les données manuellement dans des programmes tels que Excel, Access et Outlook. Par exemple, vous pourrez, sur Outlook, voir des versions hors ligne de vos fichiers ou créer des flux RSS pour une bibliothèque de SharePoint. ACCÈS GRATUIT

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