Création d'un système de gestion du temps qui travaille pour vous: Papier, électronique, ou hybride?

Quand j'ai commencé l'université dans les années 1980, j'ai assisté à mon premier cours de gestion du temps et l'instructeur nous a dit d'écrire nos horaires pour la journée entière y compris le moment précis où nous allions travailler sur chaque tâche. J'ai consciencieusement écrit sur mon agenda en détaillant à la minute près ce que je ferais ce jour-là. De 8h à 8h30, je vais faire cette tâche. De 8h30 à 9h10, je vais faire cette tâche.

À cette époque, je pouvais assez bien le respecter. Les jours se passaient habituellement comme prévu. Lorsque quelque chose d'inattendu arrivait, il était assez facile d'adapter mon plan. Cependant, les choses ont commencé à changer. La technologie a explosé ! La messagerie vocale, le courrier électronique et Internet sont entrés en scène, et le jeu de la productivité a changé pour toujours. Aujourd'hui, si vous essayez d'écrire chaque minute de votre journée, votre horaire explosera dans les cinq premières minutes. Vous pourriez passer plus de temps à modifier votre plan que de simplement faire votre travail.

En effet, il est devenu plus difficile d'être productif pour toutes ces raisons. Nous sommes plus occupés que jamais. Nous avons plus à faire avec moins de ressources et moins de temps pour le faire. Nous sommes plus désorganisés que jamais, car nous recevions des informations provenant de sources multiples et avons plus de données à suivre et à organiser. Nous sommes en communication constante avec plus de gens, plus rapidement, à travers plus de médias. Le résultat est que nous avons plus de conversations à nous souvenir.

Être productif aujourd'hui nécessite de nombreuses compétences différentes, dont deux sont de gérer votre temps et de l'organiser. Si vous excellez à être productif, vous avez des systèmes. Vous n'avez pas seulement des piles de papiers et des piles de dossiers. Lorsque vous êtes vraiment organisé, vous pouvez trouver ce que vous voulez quand vous le voulez en 30 secondes ou moins.

Être organisé signifie contrôler le support papier, le courriel, le matériel de lecture et les entrées dans et en dehors de votre bureau et de votre vie. L'organisation est votre capacité à trier, filtrer et traiter tous les types d'informations de manière efficace. C'est la façon de ranger votre bureau et votre domicile, à l'intérieur et à l'extérieur. C'est la façon de contrôler votre apparence, à l'intérieur et à l'extérieur. Être organisé vous donnera plus de contrôle sur votre vie et votre temps. Vous devez trouver du temps et la vous maîtriser pour être organisé grâce à des systèmes appropriés.

Organiser votre vie est compliqué car tout le monde utilise un système différent : tout le monde a une personnalité différente, et tout le monde fait face à différentes situations de travail qui sont propices à des méthodes différentes. En effet, il n'y a aucune méthode d'organisation universelle. Certaines d'entre elles dépendent de vos préférences, d'autres dépendent de votre travail et certaines d'entre elles dépendent du fait que vous voyagez ou de la disponibilité que vous avez envers technologie. Votre choix d'utiliser un système sur support papier, électronique, ou une méthode hybride combinant ces deux systèmes, dépend de plusieurs facteurs.